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Daten statt Papier: Digitale Verwaltung von Immobilien

Die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft verändert die Arbeit von Immobilienverwaltern und von Wohnungsunternehmen. Sie bietet viele Chancen, um Prozesse effizienter zu gestalten und den Mietern mehr Service zu bieten. Damit sind aber auch einige Herausforderungen verbunden.

Online-Shopping, Fitness-Tracking, Industrie 4.0: Es gibt kaum einen Lebensbereich, den die Digitalisierung noch nicht erfasst hat. Auch die Wohnungswirtschaft entdeckt zunehmend das Potenzial, welches das Internet der Dinge bietet. Die Kommunikation via E-Mail, Terminvereinbarungen über Online-Portale – das ist für die meisten Menschen heute nicht mehr wegzudenken. Statt zum Telefonhörer greifen Mieter heute lieber zum Laptop oder zum Smartphone, wenn sie mit ihrer Hausverwaltung oder ihrem Vermieter in Kontakt treten. Ob Termine vereinbaren oder einen Schaden melden: Die Online-Kommunikation macht nicht nur für den Mieter, sondern auch für die Wohnungswirtschaft einiges einfacher. Denn dadurch lässt sich die Verwaltung von Immobilien deutlich effizienter und schneller gestalten – und das spart Zeit und Geld. Für Holger Hentschel, Operativer Vorstand (COO) der LEG Immobilien AG, ist klar: „Für die Wohnungswirtschaft bietet die Digitalisierung von Prozessen einen deutlichen Mehrwert. Es gibt bereits viele positive Beispiele und Pilotprojekte in der Branche, die das beweisen.“

Die Digitalisierung macht vieles einfacher – für Mieter und Immobilienverwalter

Sie schätzen die Verwaltung mit dem Server als digitalem Aktenschrank: David Kottmann (rechts) und seinen Kollegen Thorsten Mimel (links) von der Immobilienverwaltung Kneilmann.

Der digitale Aktenschrank
Eines davon ist die Immobilienverwaltung Kneilmann in Münster. In deren Labyrinth von Aktenschränken im Archiv verirren sich die Mitarbeiter nur noch selten. Ordner wälzen und Unterlagen abheften – das gehört hier der Vergangenheit an. Das Unternehmen hat die Aktenberge weitestgehend aus den Büros verbannt. Immobilienverwaltung funktioniert hier digital. Alle Unterlagen liegen jetzt im digitalen Aktenschrank: auf dem Server.

Mehr Service, bessere Zusammenarbeit
In einer zentralen Stelle werden alle erforderlichen Papierdokumente gescannt und dann digital abgelegt. Das hat viele Vorteile und macht die Arbeit für David Kottmann von der Kneilmann GmbH und seine Kollegen deutlich einfacher. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf die gleichen Dokumente und können so gleichzeitig an einem Fall arbeiten. Die Arbeit über eine digitale Plattform hat den Informationsfluss im Unternehmen deutlich verbessert. „Früher musste man sich durch Akten wühlen. Heute haben wir alle Informationen komprimiert vorliegen und können uns über die Suchfunktion in unserem System schnell einen Überblick verschaffen“, sagt Kottmann. „Durch die digitale Ablage geht nichts mehr verloren und alles ist schnell auffindbar. Das System ist so etwas wie das Gehirn unseres Unternehmens, das nichts vergisst“, sagt Kottmann.

Holger Hentschel, Operativer Vorstand (COO) der LEG Immobilien AG, sieht viele Vorteile in der digitalen Immobilienverwaltung.]

Digitale Dokumentation
Mehr Effizienz und besserer Service – das stand auch bei der Digitalisierung der Prozesse bei der LEG Immobilien AG im Vordergrund. Ein Beispiel: Hier hat früher ein Hauswart mit dem Mieter einen Termin zur Wohnungsübergabe vereinbart. Alle Details wurden auf einem Papierprotokoll festgehalten. Eine Kopie erhielt der Mieter, das andere wurde abgeheftet und bei der Übergabe an den Nachmieter wieder hervorgeholt. „Alles ziemlich umständlich“, sagt Holger Hentschel. Heute haben Hauswarte ein Tablet, auf dem sie ein vorgefertigtes Formular ausfüllen und durch Ankreuzen den Zustand der Immobilie belegen. So wird alles digital dokumentiert und kann bei der nächsten Wohnungsübergabe einfach wieder aufgerufen werden. Für solche Prozesse notwendig: eine leistungsfähige IT.

Die Wohnungswirtschaft der Zukunft
Für Hentschel steht die Zukunft der Wohnungswirtschaft im Zeichen der Digitalisierung: „Die gesamte Branche befasst sich intensiv mit diesem Thema. Nicht nur, wenn es um die effizientere Organisation der Verwaltung geht.“ Ein weiteres großes Thema ist die Steuerung von digitalen Systemen in Gebäuden und Quartieren – denn auch die machen viele Verwaltungsaufgaben leichter und bieten obendrein mehr Service für Mieter. Dazu zählt beispielsweise die Installation von Geräten wie Smart Metern. Sie erfassen den Energieverbrauch der Bewohner, zeigen damit Einsparpotenziale auf und machen zudem den Besuch des Ablesedienstes überflüssig.

Maßgeschneiderte Lösungen für Mieter
Auch für das Wohnen im Alter gibt es zahlreiche Lösungen: Bewegungssensoren oder Kameras erleichtern die Betreuung von Senioren und ermöglichen ihnen ein selbstständigeres Leben. „Dabei stellt sich aber natürlich automatisch die Frage, wie man als Unternehmen mit diesen Datenmengen im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen umgeht“, sagt Hentschel. Kann man daraus neue Geschäftsmodelle entwickeln? Kann man dem Mieter dadurch maßgeschneiderte Leistungen wie Versicherungspakete oder einen Umzugsservice anbieten? Mit verschiedenen Maßnahmen will die LEG den Service für ihre Mieter verbessern, zum Beispiel mit einem digitalen Schwarzen Brett. Auf einem Screen, der sich im Gebäude befindet, werden aktuelle Informationen angezeigt. „In der Zukunft wäre beispielsweise auch denkbar, dass Einzelhändler aus dem Quartier hier Werbung zu aktuellen Angeboten schalten können“, sagt Hentschel.

„Die Möglichkeiten für die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft sind noch lange nicht ausgeschöpft“, sagt Uwe Petrat, Vorstand der Genossenschaft Wohnbau Detmold

„Die Möglichkeiten für die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft sind noch lange nicht ausgeschöpft“, sagt Uwe Petrat, Vorstand der Genossenschaft Wohnbau Detmold

Hilfe zur Selbsthilfe
Mit den Mietern über ein Portal in Kontakt treten – diesen Ansatz zur digitalen Vernetzung in der Wohnungswirtschaft hat auch die Genossenschaft Wohnbau Detmold auf den Weg gebracht. „webWohnen“ heißt das Projekt, das Vorstand Uwe Petrat und seine Mitarbeiter ins Leben gerufen haben. Seit September 2012 hat die Wohnbaugesellschaft für knapp 600 Bewohner Tablets zur Verfügung gestellt und dafür auch eine eigene App entwickelt. „Wir wollen die Mieter dort ansprechen, wo sie sich mit hoher Wahrscheinlichkeit aufhalten: im Internet“, sagt Petrat.

Mehrwerte schaffen
Die Ziele des Projektes: Mehrwert für die Mieter schaffen und Nachbarschaften über ein soziales Netzwerk miteinander in Kontakt bringen. In der App können sich Mieter ein Profil mit einem Foto und ihren Daten anlegen. Hat ein Handwerker an einem Morgen Reparaturen in mehreren Wohnungen zu erledigen, können sich die Mieter so untereinander absprechen, damit sich nicht alle einen halben Tag Urlaub nehmen müssen. Wer einen neuen Besitzer für ein Möbelstück sucht, kann über das Portal auch eine Kleinanzeige schalten.

Digitale Angebote müssen alle Generationen abholen

Interaktivität für alle
Petrat will aber nicht nur die Digital Natives abholen, sondern auch die Generation 60 plus. „Wir müssen uns auf den demografischen Wandel einstellen“, sagt der Vorstand der Wohnbau Detmold. Dass sich ältere Mieter der Digitalisierung versperren, kann er nicht bestätigen. „Im Gegenteil, sie sind demgegenüber sehr aufgeschlossen. Mit der App bieten wir all unseren Mitgliedern ein interaktives Medium“, sagt Petrat. Für die Zukunft ist auch die Integration von Apps von Drittanbietern geplant, beispielsweise für einen Einkaufs-Service. Für ihn steht fest: In den nächsten Jahren wird die Digitalisierung die Wohnungswirtschaft noch weiter vorantreiben. „Die Möglichkeiten sind noch lange nicht ausgeschöpft.“